[ad_1]
عناوین مختلفی برای اشاره به اتوماسیون در یک سازمان استفاده می شود که ممکن است گیج کننده باشد. به عنوان مثال، برای بسیاری از مدیران ایرانی این سوال پیش می‌آید: تفاوت اتوماسیون اداری با اتوماسیون تجاری چیست و کدام یک از این جملات صحیح است؟
پاسخ بسیار ساده است. اتوماسیون (اتوماسیون اداری) و اتوماسیون تجاری به همین مفهوم اشاره دارند. تنها نکته اینجاست که اصطلاح اتوماسیون اداری در ایران کاربرد متفاوتی نسبت به کاربرد جهانی آن دارد. در خارج از ایران، اتوماسیون اداری اصطلاحی است که به استفاده از فناوری برای انجام کارهای تکراری، آزاد کردن زمان برای کارمندان برای انجام کارهای ارزشمندتر اشاره دارد.
در واقع اتوماسیون اداری در تعریف اصلی خود مانند اتوماسیون تجاری مفهومی کلی از اتوماسیون است که در سازمان انجام می شود و هم شامل اتوماسیون فرآیند و اتوماسیون (BPMS) و هم مدیریت مکاتبات و اسناد (ECM) و انواع دیگر اتوماسیون می شود. در سازمان در مقابل اصطلاح اتوماسیون اداری در ایران کاربرد دیگری دارد و به اتوماسیون مکاتبات و مدیریت اسناد سازمانی اطلاق می شود.
برای درک بهتر تفاوت در نحوه استفاده از این اصطلاح در ایران، مهم ترین انواع راه حل های اتوماسیون را شرح می دهیم:
دفتر مکاتبات
اتوماسیون مکاتباتی که در ایران به اتوماسیون اداری نیز معروف است، سیستم های مدیریتی است محتوای سازمانی یا ECM از آنها برای دسته بندی و دسته بندی محتوای دیجیتال و سهولت دسترسی به آن استفاده می شود. این برنامه ها برای تضمین دسترسی رایگان به اطلاعات بدون محدودیت زمانی استفاده می شوند. یکی از انواع این اطلاعات، مکاتبات و نامه رسمی که توسط سازمان ها برای انجام امور اداری استفاده می شود.
اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار
سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) به سازمان ها کمک می کند تا فرآیندهای تجاری خود را از طریق تجزیه و تحلیل داده های مرتبط و اتوماسیون بهبود بخشند. در واقع، BPMS به شما امکان مدلسازی، ایجاد، ویرایش و اجرای تمامی فرآیندهای تجاری یک سازمان و همچنین جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده ها را می دهد. به عنوان مثال نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار فراگستر یکی از بهترین راه حل های BPMS موجود در ایران است که از نسخه بومی سازی شده نرم افزار Process Maker برای پردازش فرآیندها استفاده می کند.
تفاوت بین اتوماسیون اداری و اتوماسیون تجاری
همانطور که در توضیحات قبلی خواندید، تنها تفاوت اتوماسیون اداری با اتوماسیون تجاری مربوط به کاربرد متفاوت اصطلاح اتوماسیون اداری در ایران است. سیستم های مدیریت محتوای سازمانی (ECM) که در کشور ما به اتوماسیون اداری معروف هستند، راه حل هایی هستند که حجم زیادی از اسناد کاغذی را از فرآیندهای سازمانی حذف می کنند. این اسناد کاغذی شامل قراردادها، نامه های اداری، فاکتورها، گزارش های تحقیقاتی، رزومه و غیره می باشد. که به صورت دیجیتالی ذخیره می شوند.
در واقع، سیستم های مدیریت محتوای سازمانی (ECM) راهی برای مدیریت داده های ساختار نیافته سازمان شما مانند متن، ویدئو، صدا و داده است. از سوی دیگر، نرم افزار BPMS ابزاری برای مدیریت داده های ساختاریافته مانند فرم های درخواست مجوز، برنامه های کاربردی خرید محصول و غیره است. مدیریت یکپارچه داده های کسب و کار مستلزم استفاده از این دو ابزار در کنار هم است و اتوماسیون اداری و BPMS دو ابزار مکمل برای افزایش بهره وری سازمان هستند.
به همین دلیل، بسیاری از مدیران به دنبال اتوماسیون در معنای وسیع آن هستند تا با خودکارسازی فرآیندهای سازمانی و در عین حال خودکارسازی مدیریت اطلاعات یکپارچه، گردش کار و رویه های سازمان خود را استاندارد و بهبود بخشند. این مشکل باعث شده است که اصطلاح اتوماسیون کسب و کار در ایران رواج بیشتری پیدا کند، زیرا به اتوماسیون در معنای وسیع آن اطلاق می شود.
آخرین کلمه
در این مقاله خواهید آموخت که «اتوماسیون اداری» هیچ تفاوتی با «اتوماسیون تجاری» ندارد. اما آنچه در ایران به اتوماسیون اداری معروف است، همان اتوماسیون مکاتبات و مدیریت اسناد یا ECM است. در هر صورت چه در ایران و چه در سطح جهانی اتوماسیون کسب و کار همچنین گنجانده شده است BPMS و ECM و سایر انواع اتوماسیون در سازمان. بنابراین، پیاده‌سازی اتوماسیون سازمانی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا هم داده‌های ساختاریافته (مربوط به فرآیند) را از طریق BPMS و هم داده‌های بدون ساختار را برای کارهای تکراری و خاص (مانند اتوماسیون اداری) از طریق BPMS مدیریت کنند.
اکثر شرکت های ایرانی نیز برای مدیریت انواع داده های ساخت یافته و بدون ساختار مجبور به استفاده از نرم افزارهای مختلف با محیط های کاربری متفاوت هستند. این امر منجر به عدم شفافیت در کار، سوء استفاده، از دست دادن کار، از دست دادن زمان و … می شود برای حل این مشکل، سازمان ها باید به دنبال راه حل های اتوماسیون کسب و کار باشند تا با یکپارچه سازی و مدیریت تمامی داده های ساختاریافته و بدون ساختار، به بهترین عملکرد خود دست یابند.
شرکت فرگستر یکی از شرکت های پیشرو ایرانی در زمینه نرم افزارهای اتوماسیون است که راه حل های اتوماسیون فرآیند و مکاتبه را ارائه می دهد و برای ارائه محصولات خود از اصطلاح اتوماسیون تجاری استفاده می کند. برای آشنایی با این مجموعه می توانید با شماره تلفن 42623-021 تماس بگیرید.
[ad_2]
